از روی تجربه می‌گویم؛ آمادگی یک سازمان را نه از روی تعداد نرم‌افزارها یا بودجه، که از روی سه نشانه می‌شناسم: ۱) مدیر ارشد از «تکرار اشتباهات گذشته» خسته شده باشد، ۲) نگران «از دست رفتن دانش کارکنان در آستانه بازنشستگی» باشد، ۳) کارکنان از «دوباره‌کاری» گلایه داشته باشند. اگر این سه علامت را دارید، زمانش رسیده. فقط یادتان باشد: قبل از هر اقدامی، حتماً دانش های بحرانی را و میزان ریسک دانشی هر واحد و حوزه را بسنجید، نه اینکه مثل بسیاری از سازمان‌ها، با خرید صرف یک نرم‌افزار شروع کنید و بعداً شکست بخورید.

من در چندین سازمان دیدم که صدها میلیون تومان نرم‌افزار خریده‌اند، اما کمتر از ۱۰٪ کارکنان از آن استفاده می‌کردند. دلیلش ساده است:فناوری به تنهایی هیچ کسی را به تسهیم دانش تشویق نمی‌کند. شما اول باید «فرهنگ» و «فرآیند» را درست کنید، بعد سراغ نرم‌افزار بروید. یادتان باشد: ۵۰٪ موفقیت به فرهنگ و انسان‌ها برمی‌گردد، ۲۵٪ به فرآیندها و تنها در بهترین حالت ۲۵٪ به فناوری. متأسفانه خیلی از سازمان‌ها این نسبت را برعکس می‌بینند.

فرهنگ‌سازی بزرگترین چالش مدیریت دانش است. بگذارید رک باشم: با یک جلسه توجیهی و یک پوستر زیبا، فرهنگ عوض نمی‌شود. از تجربه من، ۴ راهبرد جواب داده: اول: «قهرمان‌های دانشی» پیدا کنید. از میان خود کارکنان، افرادی که ذاتاً اهل به اشتراک‌گذاری هستند را شناسایی کنید، به آنها آموزش دهید، از آنها حمایت کنید، و موفقیت‌هایشان را پررنگ کنید. دوم: مدیریت ارشد را نه فقط حامی، که «رفتارکننده» ببینید. اگر مدیر ارشد خودش دانشش را به اشتراک نگذارد، هیچکس این کار را نمی‌کند. سوم: پاداش و تقدیر را جدی بگیرید. نظام پاداش دانشی طراحی کنید که هم مادی باشد (مثل پاداش نقدی برای ثبت دانش کاربردی) هم غیرمادی (مثل تندیس خبره دانشی سال). چهارم: موفقیت‌های کوچک را جشن بگیرید. اولین بسته دانشی که ثبت شد، اولین مشکل که با AAR حل شد، اینها را در خبرنامه داخلی ببرید. فرهنگ سازی مانند جریان آب است؛ قطره قطره جمع می‌شود، اما اگر قطع شود، خشک می‌شود.

بر اساس تحلیل تجارب بنده، مهم‌ترین دلایل عبارتند از: ۱) نبود حمایت واقعی رهبران سازمان، ۲) عدم تدوین چشم‌انداز و استراتژی مشخص، ۳) طراحی فرایندهای بیش از حد پیچیده، ۴) عدم توجه به نیازهای واقعی کاربران و ۵) تمرکز بیش از حد بر نرم‌افزار و غفلت از فرهنگ‌سازی و مدیریت تغییر.

در بند ۲ (دامنه کاربرد) استاندارد ISO 30401 به صراحت ذکر شده است که تمام الزامات این استاندارد برای همه سازمان‌ها، صرف نظر از نوع، اندازه یا محصول و خدمات کاربرد دارد. از یک استارتاپ کوچک گرفته تا یک سازمان دولتی یا یک شرکت چندملیتی، هر نهادی که به دنبال مدیریت اثربخش سرمایه‌های فکری خود باشد، می‌تواند از این استاندارد بهره ببرد. بومی‌سازی آن با توجه به فرهنگ و بستر هر سازمان ضروری است.